¿Cómo proteger un Excel para que no lo modifiquen?

Con Proteger hoja bloqueas todas las celdas y dejas editables solo las que hay que rellenar. Con Proteger libro impides que se añadan, borren o escondan hojas. La contraseña de apertura es otra cosa y casi nunca es lo que hace falta. Microsoft lo dice con estas palabras: la protección de hoja "no está pensada como una característica de seguridad".

Esa frase, que está en la propia documentación de Excel, explica casi todos los problemas que nos llegan. Alguien protege una hoja pensando que ha cerrado la puerta, y lo que ha hecho es poner un cartel de "no tocar". Sirve, y sirve mucho, pero para otra cosa: para que nadie borre por error una fórmula que lleva tres años funcionando.

Vamos por partes, porque en Excel hay cuatro cosas distintas que se llaman "proteger" y solo una de ellas es seguridad de verdad.

¿Qué se puede proteger en Excel?

Cuatro niveles, de menos a más. Celdas y hojas: impide editar el contenido. Estructura del libro: impide añadir, borrar, mover u ocultar hojas. El archivo con contraseña de apertura: cifra el fichero y sin la clave no se abre. Solo lectura recomendado: avisa al abrir, pero se puede ignorar.

Los tres primeros están en sitios distintos del programa, y ahí empieza la confusión. Los dos de en medio no cifran nada: son barreras de conveniencia. El tercero sí cifra.

• Proteger hoja (pestaña Revisar). Bloquea las celdas de esa hoja.
• Proteger libro (pestaña Revisar). Bloquea la estructura: nadie añade ni borra hojas.
• Cifrar con contraseña (Archivo, Información, Proteger libro). Sin la clave, el archivo no se abre.
• Marcar como final. Es un aviso, no un candado.

¿Cómo proteger una hoja para que no se pueda modificar?

El orden importa y es al revés de lo que parece: en Excel todas las celdas están bloqueadas desde el principio, pero ese bloqueo no hace nada hasta que proteges la hoja. Así que primero desbloqueas las celdas que sí hay que rellenar y solo después proteges. Si lo haces al contrario, te queda una hoja donde no se puede escribir nada.

1. Selecciona las celdas que la gente sí tiene que poder rellenar.
2. Botón derecho, Formato de celdas, pestaña Protección, y desmarca Bloqueada.
3. Ve a Revisar y pulsa Proteger hoja.
4. Repasa la lista de permisos. Ahí decides si se puede ordenar, filtrar o usar el autofiltro con la hoja protegida.
5. La contraseña es opcional. Si la pones, apúntala donde la encuentre otra persona.

Una hoja bien protegida se reconoce enseguida: al pulsar en una celda de fórmula no pasa nada, y al pulsar en una de entrada el cursor entra. El usuario no tiene que saber qué puede tocar, la hoja se lo dice.

¿Se puede proteger solo una celda, o solo una columna?

Sí, y es el uso más útil de todos. No se hace protegiendo esa celda, se hace desprotegiendo todas las demás. Desmarcas Bloqueada en el rango de entrada, dejas bloqueado el resto y proteges la hoja. Resultado: una columna que se rellena y un montón de fórmulas que nadie puede pisar.

Es exactamente lo que hace falta en la hoja que rellenan cuatro personas cada mes. El problema de esas hojas casi nunca es que alguien tenga mala intención: es que la columna de fórmulas está al lado de la de datos y un día alguien arrastra una celda de más.

¿Cómo proteger un Excel con contraseña al abrir?

Con Archivo, Información, Proteger libro, Cifrar con contraseña. Esta sí es seguridad de verdad: cifra el archivo, y sin la clave no hay forma de abrirlo. Microsoft lo advierte en su propia página: "Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas, así que asegúrese de que la contraseña es especialmente fácil de recordar".

Antes de ponerla, una pregunta incómoda: ¿qué pasa cuando la persona que la puso ya no está en la empresa? Hemos visto archivos de nóminas cifrados que nadie sabía abrir. Si el dato es sensible, el sitio no es un Excel con contraseña: es un sistema con usuarios y permisos, donde quitarle el acceso a alguien es un clic y no una negociación.

¿Cómo dejar un Excel en solo lectura?

Hay dos formas y no son lo mismo. Marcar como final pone un aviso al abrir que cualquiera puede saltarse con un botón. La otra es poner una contraseña de escritura al guardar: al abrir, quien no la tenga entra en modo lectura y puede trabajar con una copia, pero no sobrescribir el original.

La segunda es la que suele buscar quien pregunta esto. Se pone en Guardar como, botón Herramientas, Opciones generales, en el campo de contraseña de escritura.

¿Proteger un Excel sirve para que no se pueda copiar?

No, y conviene saberlo antes de confiar en ello. Puedes desactivar la selección de celdas bloqueadas al proteger la hoja, y eso estorba, pero quien vea los datos en pantalla puede copiarlos a mano, hacer una captura o abrir el archivo con otro programa. La protección de hoja evita accidentes, no impide que alguien decidido se lleve la información.

Si el objetivo real es que unos datos no salgan de la empresa, un Excel no es el sitio, por muchas contraseñas que le pongas. Lo que evita eso es que cada persona vea solo su parte, y eso no lo da un archivo: lo da una aplicación con permisos.

¿Y si varias personas tienen que rellenarlo a la vez?

Entonces el problema no era la protección. Con el archivo en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden escribir a la vez sin pisarse: eso es la coautoría, y funciona. Lo que se rompe es lo de siempre: fórmulas que apuntan a celdas sueltas, hojas sin proteger, fechas escritas de cuatro maneras distintas y cuatro copias locales llamadas "definitivo".

Cuando una hoja llega a ese punto, se arregla de dos maneras. La primera es ordenar el Excel que ya tienes: rangos de entrada bloqueados, validaciones que no dejan escribir una fecha imposible, tablas en vez de rangos sueltos y las fórmulas fuera del alcance del ratón. Sigue siendo Excel y sigue funcionando igual, pero deja de romperse.

La segunda es asumir que la hoja se ha quedado pequeña. Si cada mes hay que consolidar copias, si hace falta saber quién cambió qué, o si el archivo tarda en abrirse, lo que hace falta es una base de datos detrás y un formulario delante. Ahí ya no hay copias, no hay versiones y cada persona entra con su acceso.

En resumen

• Para que no se estropee por error: desbloquea las celdas de entrada y protege la hoja. Es el 90% de los casos.
• Para que nadie toque la estructura: protege el libro.
• Para que no lo abra quien no debe: cifra con contraseña, y decide antes quién más la va a tener.
• Para que no se copie: ninguna de las tres. Eso pide otra herramienta.

Y una regla que sirve para saber si has protegido bien la hoja: si tienes que explicarle a alguien qué celdas puede tocar, la hoja no está protegida, está avisada.